Como separar o seu dinheiro do dinheiro da empresa

É sexta-feira à noite e você está no supermercado fazendo as compras da semana. Na fila do caixa, olha para a conta bancária no celular e se pergunta: “Uso o cartão pessoal ou o da empresa?” Afinal, o dinheiro ali é fruto do seu trabalho, você merece. Além disso, semana que vem entra mais dinheiro e você repõe. Essa cena parece familiar?

Se você se reconheceu nessa situação, saiba que não está sozinho. A grande maioria dos pequenos empreendedores brasileiros vive esse dilema diariamente. O problema é que essa prática aparentemente inofensiva pode estar colocando em risco tudo o que você construiu até aqui. Seu patrimônio pessoal, a saúde financeira do negócio e até mesmo a continuidade da sua empresa podem estar ameaçados por esse hábito que parece tão natural.

A verdade é que separar o dinheiro pessoal do dinheiro da empresa não é frescura de contador nem excesso de burocracia. É uma questão de sobrevivência do seu negócio. E o mais preocupante: muitos empreendedores só descobrem isso quando já é tarde demais, quando as contas não fecham mais, quando o negócio para em pé mas não sobra nada no fim do mês, ou pior, quando uma dívida da empresa ameaça tomar a casa onde mora com a família.

A armadilha invisível que pega todo mundo

Quando você abre uma empresa, a empolgação é enorme. Finalmente você é o próprio patrão, não precisa dar satisfação para ninguém sobre o dinheiro que ganha. E é exatamente aí que mora o perigo. Sem um sócio para questionar, sem um conselho para prestar contas, você se torna juiz e réu das próprias finanças. E nossa mente tem um jeito perigoso de justificar pequenos desvios.

Começa com coisas pequenas. Você usa o cartão da empresa para abastecer o carro porque estava sem saldo na conta pessoal, mas afinal, você usa o carro para trabalhar, não é mesmo? Depois vem o almoço de domingo com a família, pago com o dinheiro do caixa da empresa, porque foi uma semana puxada e você merece esse presente. Em poucos meses, você já não sabe mais quanto dinheiro é seu e quanto é da empresa. As fronteiras desapareceram completamente.

O problema se agrava quando o negócio vai bem. Com dinheiro entrando, aquela voz interior fica mais convincente. “Trabalhei duro para ganhar isso, por que não posso gastar?” Mas a realidade é que nem todo dinheiro que entra é lucro. Parte precisa pagar fornecedores, parte precisa cobrir despesas fixas, parte precisa ficar guardada para os meses mais fracos. Quando você mistura tudo, perde completamente essa noção.

O que os números revelam sobre esse problema

Agora que você já entendeu como esse ciclo funciona na prática, é hora de ver o tamanho real desse problema. E os dados assustam. Uma pesquisa do Sebrae chamada “Hábitos de Uso de Produtos Financeiros”, realizada em 2023 com mais de seis mil empreendedores, revelou números alarmantes sobre a gestão financeira dos pequenos negócios no Brasil.

Sessenta por cento dos microempreendedores individuais usam a mesma conta bancária para movimentações pessoais e empresariais. Mas o problema se estende aos negócios de maior porte: cinquenta e quatro por cento das microempresas e cinquenta e um por cento das pequenas empresas também cometem esse erro. Ou seja, mesmo empresas mais estruturadas, com maior faturamento e mais tempo de mercado, ainda caem nessa armadilha. Outro dado preocupante mostra que sessenta e três por cento dos empreendedores de pequeno porte usam a conta pessoa física para pagar despesas da empresa.

As consequências aparecem de forma cruel nas estatísticas de mortalidade empresarial. Vinte e nove por cento das empresas de menor porte fecham as portas em até cinco anos de operação, a maior taxa de mortalidade entre todos os segmentos. Quando pesquisadores investigam as causas, descobrem que cinquenta e nove por cento desses empreendedores fizeram um planejamento financeiro que cobria no máximo seis meses de operação. A gestão financeira deficiente está entre as principais causas de falência.

Mas aqui vai um dado que traz esperança: empresas que receberam consultoria de gestão apresentam taxa de sobrevivência de oitenta e nove vírgula cinco por cento em seis anos. Isso representa cinquenta por cento menos chances de fechar as portas. Em outras palavras: organização financeira salva empresas. Literalmente.

A inadimplência fecha o quadro preocupante. Em abril de 2024, mais de seis milhões de empresas de pequeno porte estavam inadimplentes com a Receita Federal, representando mais de quarenta por cento do total. Sem controle financeiro adequado, fica impossível saber se há dinheiro disponível para pagar os impostos mensais ou se o faturamento está dentro dos limites estabelecidos para cada regime tributário.

A proteção que você pensa ter, mas não tem

Aqui está uma verdade que assusta muita gente: ter um CNPJ não significa automaticamente que seu patrimônio pessoal está protegido. A proteção depende de como sua empresa está constituída e, principalmente, de como você a administra.

Para microempreendedores individuais, o CNPJ não oferece separação patrimonial. Na prática, isso significa que seu carro, sua casa, suas economias, tudo responde diretamente pelas dívidas do negócio. O registro como pessoa jurídica existe apenas para fins tributários, não como escudo patrimonial. Seu CPF e seu CNPJ são, na essência, a mesma pessoa perante a lei.

Já para empresas constituídas como Sociedade Limitada, existe proteção patrimonial na teoria. Porém, ela pode ser facilmente anulada por algo chamado “desconsideração da personalidade jurídica”, previsto no Artigo cinquenta do Código Civil. Isso acontece quando o juiz identifica confusão patrimonial, ou seja, quando você misturou sistematicamente contas pessoais e empresariais. Nesse momento, credores podem executar seus bens pessoais mesmo você tendo uma empresa limitada com separação legal de patrimônio.

A ironia é dolorosa: você mistura as finanças achando que está simplificando a vida, mas na verdade está abrindo mão da única proteção legal que tem. Para quem tem empresa limitada, é como trancar a porta de casa e deixar a chave pendurada do lado de fora. Para quem é microempreendedor individual, é como não ter porta nenhuma, e ainda assim deixar objetos de valor espalhados pelo quintal.

Como separar na prática sem complicar a vida

A boa notícia é que separar as finanças não exige curso de contabilidade nem sistema caro. Você pode começar hoje mesmo, agora, com três passos práticos que levam menos de uma hora para implementar.

O primeiro passo é abrir uma conta bancária exclusiva para a empresa. E antes que você pense em desistir achando que isso vai custar caro, saiba que hoje existem várias opções. Bancos digitais como Nubank, Banco Inter, Cora e Mercado Pago oferecem contas empresariais sem taxa de manutenção, com Pix ilimitado e cartão sem anuidade. Para empresas que precisam de serviços mais robustos como emissão de boletos em grande volume, integração com sistemas de gestão ou linhas de crédito empresarial, vale pesquisar pacotes específicos oferecidos por bancos tradicionais. O importante é escolher o que faz sentido para o tamanho e a necessidade do seu negócio, mas sempre tendo uma conta separada.

A partir do momento em que essa conta existe, estabeleça uma regra inegociável: todo dinheiro que entra da empresa vai para essa conta, e todo dinheiro que sai da empresa sai dessa conta. Sem exceções. Isso vale para o empreendedor que fatura três mil reais mensais e para aquele que movimenta cinquenta mil por mês.

O segundo passo é definir seu pró-labore, que é o “salário” que você retira da empresa mensalmente. E aqui há diferenças importantes dependendo de como sua empresa está constituída. Para microempreendedores individuais, não existe obrigatoriedade legal de estabelecer pró-labore, mas especialistas são unânimes: você precisa ter um valor fixo mensal de retirada. Uma regra prática comum é calcular de trinta a quarenta por cento do faturamento médio para negócios com poucos custos fixos.

Para empresas constituídas como Sociedade Limitada, o pró-labore é obrigatório por lei e deve ser declarado mensalmente com recolhimento de encargos. A forma de calcular também muda: você precisa pegar o faturamento mensal, subtrair todas as despesas fixas (aluguel, fornecedores, funcionários, impostos), reservar um percentual para capital de giro (recomenda-se pelo menos quinze por cento do faturamento), e o que sobrar pode ser dividido entre pró-labore e lucro retido na empresa.

Aqui está o segredo que muda tudo: você transfere esse valor fixo todo mês, no mesmo dia, da conta da empresa para sua conta pessoal. E pronto. Esse é seu salário. É com esse dinheiro que você paga suas contas pessoais, faz suas compras, se diverte. O que está na conta da empresa é intocável para fins pessoais. Essa separação clara acaba com a angústia de não saber se você pode ou não fazer determinada compra.

O terceiro elemento essencial é ter um sistema de registro das movimentações. Não precisa ser nada sofisticado no começo. O Sebrae oferece planilhas gratuitas de fluxo de caixa prontas para usar. Se preferir tecnologia, sistemas como o da Olom Gestão permitem registrar vendas e despesas direto do celular em poucos segundos. Como resume Enio Pinto, analista do Sebrae: “Pode ser em planilha de Excel ou até no papel de pão. O importante é anotar tudo. Sem informação, não há controle.”

Lidando com a montanha-russa financeira

Muitos empreendedores questionam: “Mas meu faturamento varia muito de mês para mês. Como vou definir um pró-labore fixo?” Essa é uma dúvida legítima, principalmente para negócios sazonais. A solução está em calcular o pró-labore não pela média dos meses bons, mas pelo pior mês do ano.

Funciona assim: pegue os dados dos últimos doze meses, identifique o mês de menor faturamento, subtraia todos os custos fixos daquele mês e veja quanto sobrou. Para empresas com estrutura mais simples e poucos custos, esse cálculo é direto. Para negócios com maior estrutura de custos, inclua também uma reserva de segurança antes de definir o valor de retirada. Por exemplo, se seu pior mês teve quinze mil reais de faturamento e dez mil de despesas totais, sobram cinco mil. Desses cinco mil, reserve pelo menos mil para capital de giro e os quatro mil restantes seriam o limite para sua retirada mensal.

E aqui vem a parte que exige disciplina: nos meses de faturamento alto, você não aumenta a retirada. O dinheiro excedente fica guardado na empresa, formando uma reserva que vai sustentar seu pró-labore nos meses fracos. Como explica Cibele Pestillo, consultora do Sebrae-SP: “O esforço do empreendedor será recompensado pelo lucro e remuneração variável, não pelo pró-labore fixo.”

É importante lembrar que cada regime tributário tem suas particularidades. Empresas enquadradas como microempreendedor individual têm limite de faturamento anual de oitenta e um mil reais, o que representa cerca de seis mil e setecentos reais mensais. Ultrapassar esse valor leva ao desenquadramento. A Receita Federal está atenta: em 2024, quinhentos e setenta mil empresas foram desenquadradas por ultrapassar limites, número trinta vezes maior que no ano anterior. Para empresas no regime de Sociedade Limitada, não há limite específico de pró-labore, mas há incidência de encargos trabalhistas e previdenciários que precisam ser considerados no cálculo.

Vencendo o obstáculo invisível: você mesmo

O maior desafio para separar finanças não é técnico, é emocional. Pesquisas mostram que empreendedores individuais são mais propensos a misturar contas justamente porque não precisam prestar contas a ninguém. E tem outro fator poderoso: a sensação de merecimento. Quando você trabalhou duro, atendeu clientes difíceis, resolveu problemas, fechou boas vendas, olha para o dinheiro no caixa e pensa “eu mereço gastar isso, afinal foi meu esforço que gerou esse resultado.”

E você realmente merece, não há dúvida. A questão é que você precisa aprender a se recompensar da forma certa. Quando você estabelece um pró-labore fixo e se disciplina a só gastar esse valor para fins pessoais, na verdade você está criando previsibilidade. Você sabe exatamente quanto pode gastar sem colocar a empresa em risco. Isso traz muito mais paz de espírito do que a falsa liberdade de poder pegar qualquer valor a qualquer momento.

A mudança de mentalidade necessária é enxergar a empresa como um organismo independente de você. Ela tem necessidades próprias, respiração própria, saúde própria. Quando você sangra a empresa constantemente para fins pessoais, está matando esse organismo aos poucos. Práticas simples ajudam a criar essa separação mental: use cartões diferentes para despesas pessoais e empresariais, defina um dia fixo na semana para revisar as finanças do negócio, registre cada movimentação imediatamente quando ela acontece.

O Sebrae oferece cursos gratuitos que ajudam a estruturar essa mentalidade: “Como controlar o fluxo de caixa” e “Como gerenciar as finanças da sua empresa”, ambos com duas horas de duração e disponíveis online. A Central de Atendimento no telefone 0800 570 0800 também oferece consultoria gratuita para quem está começando.

Um roteiro para começar agora

Se você chegou até aqui, já deu o primeiro passo, que é reconhecer a importância de separar as finanças. Agora você precisa de um plano de ação concreto. E pode ser mais simples do que imagina.

Esta semana mesmo, separe uma hora do seu tempo para abrir a conta empresarial. Tenha seu CNPJ em mãos e avalie qual tipo de conta faz mais sentido para seu negócio. Depois, olhe para seu faturamento dos últimos três a seis meses e defina seu pró-labore inicial considerando sua estrutura de custos e regime tributário. Não precisa ser perfeito, você pode ajustar depois. O importante é começar.

Nas próximas duas semanas, baixe uma planilha de controle financeiro do site do Sebrae ou instale um aplicativo de gestão no celular. Comece a registrar absolutamente todas as movimentações, por menores que sejam. Aquele cafezinho de dois reais entra no registro, aquela nota fiscal de cinco mil reais também. Tudo. No primeiro mês, busque conversar com um contador. Ter orientação profissional reduz drasticamente os riscos de problemas fiscais, desenquadramentos e ajuda a manter a conformidade em dia.

O princípio da entidade contábil ensina que empresa e pessoa física devem ser tratados como seres completamente separados. Isso não é apenas teoria acadêmica ou burocracia sem sentido. É a base para você tomar decisões informadas, conseguir acessar crédito empresarial quando precisar crescer, planejar expansões com segurança e, principalmente, proteger o patrimônio que você levou anos construindo. Seu CNPJ merece ser tratado como um negócio de verdade, não como uma extensão da sua carteira pessoal.

A tecnologia que simplifica tudo isso

Se toda essa organização parece trabalhosa demais para a correria do seu dia a dia, existe uma forma muito mais simples de manter tudo separado e organizado. A Olom Gestão foi criada justamente para empreendedores como você, que precisam de controle financeiro mas não têm tempo nem paciência para planilhas complexas ou sistemas complicados.

Com a Olom Gestão, você não precisa abrir programas, fazer login em plataformas ou preencher formulários. Tudo acontece pelo WhatsApp, conversando naturalmente com a Olívia, nossa assistente inteligente que entende seu negócio. Fechou uma venda? Manda uma mensagem rápida para a Olívia. Pagou uma despesa? Outro recado rápido. Pronto. Ela cuida de categorizar, registrar e organizar tudo automaticamente, mantendo suas finanças empresariais completamente separadas das pessoais.

Quando chega o fim do mês e você precisa saber se pode fazer aquela retirada ou quanto sobrou de lucro, não precisa ficar somando notas ou procurando recibos antigos. É só perguntar para a Olívia e a resposta chega em segundos, clara e completa. Ela mostra seu fluxo de caixa, quanto entrou, quanto saiu, para onde foi cada centavo. Você tem controle total sem precisar virar contador.

O sistema foi desenvolvido pensando na realidade do empreendedor brasileiro, desde quem trabalha sozinho até quem já tem alguns colaboradores. Aquele empreendedor que atende clientes, cuida da produção, faz entregas, resolve problemas e ainda precisa cuidar da família. A Olom Gestão assume a parte financeira para você focar no que realmente importa: atender bem seus clientes e fazer seu negócio crescer com segurança. Porque separar finanças não deveria ser um sacrifício. Deveria ser simples assim.